L'acquisition est l'une des fonctions les plus importantes d'une bibliothèque, car la valeur de cette dernière peut très bien être jugée par les matériaux qu'elle acquiert. Une bonne politique d'acquisition est donc indispensable pour une bibliothèque. Toutes les activités impliquant l’acquisition sont de la plus haute importance et de manière cohérente, elles peuvent constituer une fonction départementale majeure dans une bibliothèque ou un centre d'information. Dans la configuration technocratique actuelle, la fonction d'acquisition de la bibliothèque n'implique pas seulement des documents traditionnels tels que les livres, les périodiques, etc., elle doit également traiter des documents électroniques et des problèmes liés à leur acquisition.
Dans sa simple connotation, les ressources numériques font référence à toute ressource, qui est sous forme numérisée. C’est-à-dire qui peuvent être lus et scannés au moyen de supports électroniques. Contrairement à la forme conventionnelle, les ressources numériques ne nécessitent pas d'espace séparé dans une bibliothèque car elles peuvent être stocké dans un ordinateur localement ou à distance. Les collections numériques doivent être sélectionnées, acquises, organisées, rendues accessibles et préservées. Les ressources numériques comprennent un large éventail de matériaux tels que :
- Des collections dans lesquelles le contenu complet des documents est créé ou converti en une forme lisible par machine pour un accès en ligne.
- Images numérisées, images de textes photographiques ou imprimés, etc.
- Ensembles de données scientifiques, etc.
- Bases de données en ligne et produits d'information sur CD-ROM, en particulier ceux avec des composants multimédias et vidéo interactifs.
- Périphériques de stockage informatique.
- Bases de données accessibles via Internet et d'autres réseaux.
- Audio numérique, clips vidéo ou films complets; et méta-documents.
Plusieurs raisons contribuent à l'évolution du scénario du processus d'acquisition, notamment les suivantes :
- L'évolution et la prolifération des technologies de l'information.
- Changements dans les tendances de l'édition - les éditeurs sont enclins à l'édition électronique.
- Explosion de l'information - grâce à l'amélioration de la technologie numérique, il est possible de tenter d'obtenir un contrôle bibliographique sur des sources d'information conventionnelles importantes et utiles dans le domaine des sciences et de la technologie, voire des sciences sociales.
- Contraintes financières.
- Amélioration de l’infrastructure d’accès au matériel qui progresse presque quotidiennement.
- La popularité croissante du World Wide Web et la prise de conscience générale de l'utilité de la technologie électronique dans tous les domaines de la connaissance.
- Croissance fulgurante des produits numériques.
À l'ère actuelle des technologies de l'information, les bibliothèques universitaires et de recherche n'ont pas d'autre choix que de recourir aux ressources numériques, car la plupart des revues de ressources scientifiques et techniques passent désormais aux formats numériques.
Tous ces facteurs ci-dessus font qu'il est inévitable pour une bibliothèque de recherche actuelle d'acquérir des ressources numériques. Lors de l'élaboration de la stratégie d'acquisition, les principales considérations sont les suivantes :
- Il est souhaitable que les critères conventionnels de développement des collections soient primordiaux et soient appliqués de manière cohérente dans tous les formats, y compris les ressources numériques, qui comprennent :
• Etablir une logique cohérente pour l'acquisition de chaque ressource.
• Répondre aux besoins d'information des professeurs et des étudiants et fournir un accès ordonné.
• Préparer des lignes directrices sur les ressources numériques et les intégrer dans les programmes de services de bibliothèque.
• S'assurer que les avantages des ressources numériques sont suffisamment importants pour justifier leur sélection en format numérique.
- La priorité doit être donnée à l'acquisition en format numérique des ressources qui offrent des économies d'échelle, c'est-à-dire qui profitent au plus grand nombre de professeurs et d'étudiants (au niveau local et/ou à l'échelle du système).
- La priorité devrait être accordée aux ressources numériques lorsqu'elles offrent une valeur ajoutée significative par rapport à leur équivalent imprimé, par exemple : une disponibilité plus rapide, un contenu plus étendu, une plus grande fonctionnalité, telle que la possibilité d'invoquer des liens vers des ressources locales et/ou connexes, un meilleur accès grâce à une livrées rapide, à distance, à tout moment, un meilleur partage des ressources en raison de l'omniprésence des ressources numériques, une facilité d'archivage, de remplacement et de conservation.
- Une collection numérique doit contenir une masse critique suffisante pour évaluer son utilité et justifier sa sélection.
Dans la bibliothèque numérique, des critères devraient être formulés pour déterminer le contenu des collections numériques. Ces conditions de sélection des ressources numériques comprennent les niveaux d'examen suivants :
- Le contenu est-il adapté à la mission de la bibliothèque ?
- Le format et le support de diffusion de l'information sont-ils adaptés au contenu et à la justification de l'acquisition des ressources ?
- L'acquisition est-elle réalisable dans le cadre des contraintes budgétaires, techniques, juridiques et autres existantes ?
- La ressource est-elle compatible avec la vision stratégique globale de la bibliothèque numérique et l’infrastructure actuelle de la bibliothèque ?
• L'une des options d'acquisition de ressources numériques consiste à numériser les documents imprimés existants, importants et utiles. Elle permet également de préserver des objets rares et fragiles sans en interdire l'accès à ceux qui souhaitent les étudier.
• Des liens et des pointeurs vers des ressources, qui sont librement disponibles sur Internet et qui ont une valeur scientifique importante, peuvent être ajoutés aux catalogues, aux bases de données et aux ressources en réseau de la bibliothèque.
• Le matériel acheté ou sous licence, comme les revues électroniques ou les bases de données. Dans de nombreux cas, ce matériel n'est pas "physiquement détenu" par la bibliothèque au même titre qu'un livre ou un journal imprimé, mais la bibliothèque a plutôt acquis des droits d'accès spécifiques au matériel pour le compte de sa clientèle.
Une fois le matériel sélectionné pour l'acquisition, la liste de contrôle suivante doit être prise en compte, en tenant compte des avantages offerts à la bibliothèque.
| N° de série | Fonctionnalité | Remarques |
|---|---|---|
| 1. | Forme | CD-ROM, DVD-ROM, bases de données en ligne, Revues électroniques, etc. |
| 2. | Coût | Les ressources numériques doivent offrir des avantages en termes de coûts par rapport aux médias imprimés. |
| 3. | Configuration matérielle | Matériel requis pour l'installation des ressources numériques |
| 4. | Configuration du logiciel | Logiciel requis pour visualiser les ressources numériques (p.ex. systèmes d'exploitation, Acrobat Reader pour les fichiers PDF...) |
| 5. | L'interface utilisateur | Doit être convivial |
| 6. | La formation |
Formation : - Personnel de la bibliothèque en cas de recherche dans la base de données en ligne, etc. - Formation des utilisateurs |
| 7. | Support système |
Pour le matériel et le logiciel: soit par : - Nomination du personnel pour le même, ou - Sous-traitance |
| 8. | Standardisation | Normes utilisées pour l'interface utilisateur, la terminologie, le format, p.ex. MARC, CCF dans le cas des bases de données, etc., l'échange de données (p.ex. Z39.50)... |
| 9. | Mise à niveau | Mise à jour des données des agences respectives. |
| 10. | Restrictions utilisateur |
Selon les besoins des organisations mères. - Utilisateur unique ou multiple |
Les bibliothèques peuvent, individuellement ou en tant que membre du Consortium, acquérir les ressources numériques en achetant ou en concluant des accords de licence avec les éditeurs ou les distributeurs. Les deux options ont leurs propres avantages et inconvénients.
Individuellement, les bibliothèques peuvent :
- Suivre les objectifs de l’organisation mère, en évitant toute obligation qu’elle pourrait devoir accepter en tant que membre du Consortium.
- Assurer une meilleure utilisation des fonds en ayant, en revanche, des ressources limitées par rapport aux membres du consortium.
- Prendre soin des droits de l'organisation et de sa clientèle de manière efficace.
La meilleure façon de faire face à ce scénario changeant, où la disponibilité des ressources numériques augmente rapidement, est de passer par Consortium. Les bibliothèques ont déjà reconnu le besoin de coopération depuis longtemps en raison de l'explosion de l'information, de l'augmentation continue du coût des publications, de la dévaluation de la monnaie, etc. Dans le contexte actuel, les consortiums sont devenus importants en raison de la nécessité d'utiliser les fonds le plus efficacement et les changements se déroulant dans l’industrie de l’édition. En raison de la prolifération des revues électroniques, les éditeurs peuvent proposer des accords de licence à des conditions avantageuses aux consortiums, qui à leur tour offrent aux bibliothèques la possibilité de donner accès à une plus large gamme de titres à leur clientèle.
Ainsi, les Consortiums peuvent jouer un rôle important dans l'acquisition de licences et le partage de ressources électroniques en :
- Agissant comme une plateforme pour promouvoir les activités et les programmes dans le domaine du partage des ressources électroniques.
- Négociant avec les principaux éditeurs la distribution de revues électroniques et de services bibliographiques en ligne sur la base des besoins exprimés par les bibliothèques du consortium. En tant que groupe, l’on peut obtenir des avantages en négociant le prix. Le prix des ressources numériques acquises par le biais d'un consortium peut varier d'un consortium à l'autre.
- Gardant un œil sur les derniers changements technologiques dans l'industrie de l'édition, et les législations associées, qui peuvent affecter les bibliothèques directement ou indirectement.
→ Les avantages de passer par Consortiums sont :
○ Elargissement du lectorat en permettant à davantage d'utilisateurs d'accéder aux revues et aux bases de données...
○ Les collections numériques des différentes bibliothèques peuvent se compléter pour un meilleur accès
○ Le coût d'établissement de la bibliothèque numérique peut être réduit. Lors des achats en consortium, les précautions suivantes doivent être prises :
- Les prestataires ne devraient pas empêcher les bibliothèques de travailler à travers des consortiums pour rechercher des prix avantageux ou d'autres arrangements spéciaux en rédigeant des contrats uniquement avec des institutions individuelles et non avec des consortiums.
- Tous les termes et conditions doivent être négociés et clairement énoncés dans le contrat. Les frais cachés, les frais rétroactifs après coup, les modifications du contenu ou tout autre changement d'engagement ne sont pas acceptables sans renégociation.
- La clause de non-divulgation, si elle est nécessaire, ne doit pas empêcher les consortiums de bibliothèques de partager les prix et autres informations.
- d'empêcher les consortiums de bibliothèques de partager les prix et d'autres conditions importantes avec d'autres consortiums.
La "conservation numérique" ou "l'archivage numérique" consiste à prendre des mesures pour garantir l'accès à long terme aux documents numériques. Contrairement aux publications imprimées, la conservation numérique est plus complexe car il faut prendre en compte de nombreux aspects des documents tels que le contenu, la présentation, la fonctionnalité, l'authenticité, etc. C'est seulement au moment de la sélection et de l'acquisition que l'on doit penser à la préservation des ressources numériques. La technologie numérique ainsi que d'autres technologies telles que l'Internet et les technologies Web sont en constante évolution en raison des mises à niveau des logiciels et du matériel, de la prolifération des normes et des protocoles pour les formats de fichiers, les interfaces réseau, les supports de stockage et les dispositifs, etc. Il en résulte un danger constant de "techno-obsolescence". Par conséquent, la politique de préservation des ressources numériques est de première importance et doit prendre en compte les aspects suivants :
- Préservation des ressources numériques à différents niveaux en fonction de leur faciliter d'utilisation et de leurs fonctionnalités.
- Révision continue des ressources numériques pour en assurer l'accès à long terme.
- Élimination des informations obsolètes et des sites web non valides.
La préservation des ressources numériques peut être possible de trois manières :
○ La préservation de la technologie : L'ancienne technologie peut être préservée pour visualiser les objets numériques dans leurs formats d'origine, mais elle n'est pas réalisable à long terme en raison des coûts, de l'espace et des exigences en matière de soutien technique. par exemple, le matériel.
○ Émulation technologique : Il s'agit de la création d'un nouveau logiciel qui copie les opérations d'un matériel et d'un logiciel plus anciens, garantissant ainsi leur originalité en termes de présence physique, de contenu et de fonctionnalité. Certaines ressources numériques sont très dépendantes d'un matériel ou d'un logiciel particulier. Les techniques d'émulation peuvent être utiles dans de tels cas. Cependant, l'émulation pour la préservation des ressources numériques à long terme n'a pas été testée.
○ Migration des données : la migration couvre un éventail d'activités visant à copier, convertir ou transférer périodiquement des informations numériques d'un support qui devient obsolète ou se détériore physiquement vers un support plus récent (par exemple, une disquette sur un CD-ROM), et / ou la conversion d'un format à un autre (par exemple Microsoft Word vers ASCII), et / ou le déplacement de documents d'une plateforme à une autre (par exemple VAX vers UNIX). La migration préserve certainement la présence physique et le contenu de l'objet numérique. Cependant, elle peut ne pas préserver la présentation, la fonctionnalité et le contexte.
Les bibliothèques ont toujours accueilli les nouveaux changements pour améliorer leurs services et satisfaire les besoins des usagers. Il est grand temps pour les bibliothèques traditionnelles (dans les pays en développement ou émergents) de changer leur approche, car la disponibilité des ressources numériques augmente de jour en jour.
Afin d'éviter la duplication des efforts et des ressources, de nombreuses bibliothèques travaillent désormais en partenariat. Grâce aux réseaux, les programmes d'achat et de préservation des ressources numériques par des consortiums peuvent être mis en œuvre avec succès. Pour cela, des mesures nécessaires telles que la sensibilisation et la formation des professionnels doivent être assurées et, de plus, l'infrastructure essentielle doit être mise à disposition. Les professionnels doivent être enthousiastes à l'idée d'acquérir les nouvelles compétences requises en matière juridique, technologique, de gestion, etc.